Was ist Peppol?
Geschäftsprozesse entwickeln sich kontinuierlich weiter. Die Art und Weise, wie Unternehmen untereinander Geschäftsdokumente austauschen, revolutioniert und modernisiert sich. Von medienbruchfreier Konnektivität bis hin zum beschleunigten Handel – hier kommt Peppol ins Spiel. Doch was ist Peppol?
In diesem Blog erkunden wir, was Peppol zu einem signifikanten Bestandteil des modernen Geschäftslebens macht.
Was ist Peppol? Die Grundlagen
Peppol (Pan-Europen Public Procurement On-Line) ist ein offenes Netzwerk, über welches registrierte Handelspartner auf elektronischem Weg Beschaffungsdokumente untereinander austauschen können – auch grenzüberschreitend.
Unter Beschaffungsdokumenten versteht man beispielsweise Rechnungen, oder auch Bestellungen, Lieferscheine, Bestätigungen, etc.
Entstanden ist das Peppol-Netzwerk aus einem Projekt, das im Jahr 2008 von der europäischen Kommission und dem Peppol-Konsortium ins Leben gerufen wurde.
Heute werden die von Peppol festgelegten Standards in zahlreichen Ländern weltweit verwendet, darunter auch in europäischen, asiatischen und pazifischen Ländern.
Alle verfolgen das Ziel, den elektronischen Datenaustausch schneller, sicherer und wirtschaftlicher zu gestalten. Hier rückt OpenPeppol in den Fokus – ein nicht auf Gewinn ausgerichteter internationaler Verband.
Im Aufgabenbereich von OpenPeppol liegt die Verantwortung für die europaweite Umsetzung und Pflege von Peppol-Spezifikationen.
Peppol Access Points
Unter einem Peppol Access Point versteht man eine Schnittstelle zum Peppol-Netzwerk. Das Netzwerk folgt dem “4-Corner-Modell”, was bedeutet, dass sowohl Absender als auch Empfänger den Peppol Access Point nutzen. Elektronische Dokumente werden anhand einer eindeutigen Peppol-ID vom Access Point des Senders zum Access Point des Empfängers weitergeleitet und dann zugestellt.
Um das Netzwerk zu nutzen, benötigen Unternehmen also eine Peppol ID. Jede ID ist einzigartig und exklusiv nur einem Unternehmen zugeordnet. Es ist wichtig, dass sich sowohl der Sender als auch der Empfänger eindeutig identifizieren lassen.
Bei Rechnungssendern kann die ID z.B. aus der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-ID) mit dem Präfix „9930“ oder der Global Location Number (GLN) mit dem Präfix „0088“ bestehen. Diese ID nennt man „Sender-ID“. Darüber hinaus müssen Empfänger im SMP-Server registriert werden.
- 9930:DE0123456789 (9930:Ust-ID)
- 0088:12E4T98A (0088:GLN)
Rechnungsempfänger benötigen ebenfalls eine Peppol ID. In Deutschland besteht sie normalerweise aus der Leitweg-ID und dem Präfix „0204“. Diese ID nennt man „Receiver-ID“.
Beispiel für Peppol ID vom Rechnungsempfänger:- 0204:99 –1234512345 -06 (0204:Leitweg-ID)
In einigen Ländern gibt es zusätzliche Anforderungen.
Weitere Informationen zu elektronischer Rechnungsstellung und Peppol.
Peppol-Authorities (PA)
Zur Verwaltung des Peppol-Netzwerks gibt es spezielle Organisationen – die Peppol-Authorities. Wenn ein Land dem Peppol-Netzwerk beitritt, gründet es normalerweise eine eigene PA, die für die Verwaltung und den Betrieb des Netzwerks im eigenen Land verantwortlich ist. In Deutschland ist das seit 2019 z.B. die KoSIT – die Koordinierungsstelle für IT-Standards.
Aufgaben der Peppol Authorities sind unter anderem:
- Pflege von Verträgen und nationalen Anforderungen (PASR)
- Zusammenarbeit mit Serviceprovidern
- Überwachung der Vertragseinhaltung
- Bereitstellung von Support für die Mitglieder
- Vertretung von nationalen Interessen im Peppol-Netzwerk
- Fungieren als Ansprechpartner der nationalen Peppol Access Points und End-User
Peppol: Die Standards
Nicht jeder Standard oder Datenformat ist für die Kommunikation via Peppol-Netzwerk geeignet. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten einmal vor. Darüber hinaus erlaubt Peppol die Verwendung von individuell angepassten Dokumenttypen innerhalb eines Landes unter der Voraussetzung, dass diese offiziell anerkannt sind.
Peppol BIS
Grundsätzlich müssen Dokumente, die zwischen Peppol Access Points ausgetauscht werden, den Peppol Business Interoperability Specifications (Peppol BIS) entsprechen. Diese Spezifikationen stellen sicher, dass Access Points nur Nachrichten verarbeiten, die den Standardformaten entsprechen.
Systeme, die an einen Access Point angeschlossen sind, müssen daher nur Nachrichten vom BIS-Format in das interne Format und umgekehrt konvertieren. Diese Konvertierung kann einmalig für alle Geschäftspartner eingerichtet werden.
Die genannte Vorgehensweise ist viel einfacher als die Erstellung einer benutzerdefinierten Konvertierung für jede Partnerverbindung.
UBL
UBL steht für Universal Business Language und bezeichnet ein XML-basiertes Datenformat. UBL-Dokumente sind für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, wie Bestellungen, Rechnungen, etc., ideal, da sie standardisiert sind und mit hoher Interoperabilität überzeugen.
Von vielen Peppol-Nutzern wird dieser Standard deshalb favorisiert. UBL wird von OASIS gepflegt und verwaltet.
EDIFACT
Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport, oder kurz EDIFACT genannt, ist ein international anerkannter Standard für die elektronische Datenkommunikation, der von verschiedenen Branchen, einschließlich des Handels und des Transportwesens, verwendet wird. Peppol unterstützt den Austausch von EDIFACT-Nachrichten für bestimmte Dokumententypen.
CII (Cross-Industry Invoice)
Auch CII ist ein XML-basiertes Datenformat, das von der Europäischen Union als Standard für die elektronische Rechnungsstellung festgelegt wurde. Es wird ebenfalls von Peppol unterstützt und ermöglicht den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen sowie öffentlichen Verwaltungen.
XRechnung
Experten aus Bund, Ländern und Kommunen haben die XRechnung als deutsche Umsetzung der EU-Norm EN16931 konzipiert. Diese Norm zielt darauf ab, die Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen europaweit zu standardisieren. Durch das Peppol-Netzwerk können XRechnungen zuverlässig und rechtssicher an jede Behörde oder öffentlichen Auftraggeber innerhalb und zunehmend außerhalb der EU übermittelt werden.
XRechnung verwendet das UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII) XML-Format, um Rechnungsinformationen zu übermitteln.
Die E-Rechnungsverordnung beinhaltet detaillierte Information dazu, welche Angaben Pflicht und welche optional für die XRechnung sind.
ZUGFeRD
Eine weitere Spezialität aus Deutschland: ZUGFeRD ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen, der auf einer Kombination aus strukturierten PDF-Dokumenten und eingebetteten XML-Daten gründet. Diese Daten enthalten die Rechnungsinformationen in einem standardisierten Format, was die automatisierte Verarbeitung erleichtert.
Unternehmen dürfen ZUGFeRD-konforme Rechnungen über das Peppol-Netzwerk an Behörden und andere Empfänger senden.
Peppol-Netzwerk – das 4 Corner Modell
Die Kommunikation im Peppol-Netzwerk erfolgt über das sogenannte 4 Corner Modell, bzw. 4-Ecken-Modell. Der Sender (C1), der Access Point des Senders (C2), der Access Point des Empfängers (C3) und der Empfänger (C4) bilden dabei die vier Ecken.
Am besten lässt es sich an Hand eines Beispiels erklären:
- Der Sender (C1), schickt seine Rechnung den Access Point (C2) seiner Wahl. Hier kommt das Peppol-Netzwerk ins Spiel:
- Der Access Point des Senders (C2) empfängt die Rechnung, welche dann automatisch an den Access Point des Empfängers (C3) übergeben wird.
- Der Empfänger (C4) kann danach von seinem Access Point (C3) die Rechnung entgegennehmen.
Das Ganze funktioniert in beide Richtungen: Wenn der Empfänger ein Dokument an den Sender schicken will, sendet er das Dokument an seinen Access Point (C3). Das Netzwerk kümmert sich dann darum, dass das Dokument bei C2 ankommt. Der Access Point A2 leitet dann das entsprechende Dokument weiter an das Buchungssystem von C1.
Im Peppol-Netzwerk gibt es keine statischen Verbindungen. Die Adresse des empfangenden Access Points wird beim Versand des Dokuments abgefragt.
Peppol im E-Invoicing und E-Procurement: Die Vorteile
Peppol beschränkt sich nicht nur auf den elektronischen Austausch von Rechnungen, sondern deckt den gesamten elektronischen Prozess von der Bestellung bis hin zur Rechnung ab.
Dadurch bietet das Netzwerk Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:
- Eine Schnittstelle genügt: Sobald man einmal mit dem Netzwerk verbunden ist, kann man mit jedem Mitglied elektronische Dokumente austauschen. Sie können problemlos mit einer Vielzahl von Partnern zusammenarbeiten, ohne sich um individuelle Schnittstellen zu kümmern.
- Standardisierte, elektronische Datenkommunikation: Ergebnis ist einebeschleunigte Verarbeitung – dies ermöglicht Ihnen, mühelos Dokumente sowohl mit öffentlichen Einrichtungen als auch mit privaten Unternehmen auszutauschen und die Abwicklungszeiten erheblich zu verkürzen.
- Hohe Sicherheit: Beim Versand von geschäftlichen Dokumenten wird der Datenschutz eingehalten und auf höchste Sicherheitsstandards geachtet.
- Verbesserte Datenqualität: Die Verwendung von Peppol-Standards hilft Unternehmen, die Qualität ihrer Daten zu steigern, was zu einem besseren Entscheidungsfindungsprozess und Kundenservice führen kann.
- Einfache Implementierung: Der Zugang zum Peppol-Netzwerk ist in der Regel relativ einfach zu implementieren, das macht das Ganze auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) attraktiv.
- Immer auf der Höhe der Zeit: Peppol basiert auf internationalen Standards und ist ein offenes und flexibles Netzwerk, das sich an zukünftige Entwicklungen orientiert und anpasst.
- Interoperabilität: Dank der Peppol BIS Spezifikationen ist eine globale Interoperabilität garantiert.
- Umweltfreundlichkeit: Durch den elektronischen Dokumentenaustausch gestaltet sich die Auftragsverarbeitung umweltfreundlicher, da der Papierverbrauch deutlich reduziert wird.
Fazit
Die Nutzung von Peppol bietet Unternehmen eine effiziente und standardisierte Lösung für die elektronische Datenkommunikation. Durch die Verwendung einheitlicher Spezifikationen und Formate ermöglicht Peppol einen reibungslosen Austausch von Geschäftsdokumenten wie z.B. Rechnungen, Bestellungen und Lieferavis zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen.
Peppol erleichtert auch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Kunden, da das Netzwerk – Kommunikation über Ländergrenzen und Branchen hinweg ist in Zukunft kein Problem mehr: Dies eröffnet Unternehmen nicht nur neue Märkte und Geschäftsmöglichkeiten, sondern sie sind zudem auch besser auf die Anforderungen einer globalisierten Wirtschaft vorbereitet und bleiben wettbewerbsfähig.
Darüber hinaus sorgt die Nutzung von Peppol Unternehmen für Sicherheit und Einhaltung der Compliance, da das Netzwerk sichere Kommunikationskanäle und Verschlüsselungstechnologien bereitstellt, um die Vertraulichkeit und Integrität von Geschäftsdaten zu gewährleisten. Peppol unterstützt außerdem die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und regulatorischer Standards im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung und des Datenaustauschs.
Angesichts dieser Vorteile ist es für Unternehmen jeder Größe und Branche sinnvoll, Peppol als Teil ihrer Geschäftsstrategie zu nutzen.
Peppol Features & Services
- Peppol Adapter
Verbindung zum Peppol Netzwerk - Peppol Validierung
Prüfung auf konformes Datenformat - Peppol SMP
Peppol Teilnehmer Registrierung und unterstützte Dokumente
Peppol News
- 01.02.2024
XRechnung Version 3.0 | Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) - 21.11.2023
Peppol Code Lists Version 8.7 | OpenPeppol
