Was ist Peppol?

Geschäftsprozesse entwickeln sich kontinuierlich weiter. Die Art und Weise, wie Unternehmen untereinander Geschäftsdokumente austauschen revolutioniert und modernisiert sich. Von nahtloser Konnektivität bis hin zum beschleunigten Handel – hier kommt Peppol ins Spiel. Doch was ist Peppol?

In diesem Blog erkunden wir, was Peppol zu einem unverzichtbaren Bestandteil des modernen Geschäftslebens macht.

Certified Access Point

Ein Peppol Access Point ist eine Schnittstelle zum Peppol-Netzwerk. Normalerweise handelt es sich um eine Software, die von einem Unternehmen entwickelt und betrieben wird.

Über diese Software können Unternehmen elektronische Geschäftsdokumente an andere Unternehmen übertragen, die ebenfalls eine Access-Point-Verbindung haben.

Um das Netzwerk zu nutzen, benötigen Unternehmen eine Peppol ID. Jede ID ist einzigartig und exklusiv nur einem Unternehmen zugeordnet.

Es ist wichtig, dass sowohl der Sender als auch der Empfänger eindeutig identifiziert werden können.

Bei Rechnungssendern kann die ID aus der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-ID) mit dem Präfix „9930“ oder der Global Location Number (GLN) mit dem Präfix „0088“ bestehen.

Diese ID nennt man „Sender-ID“. Darüber hinaus müssen Empfänger im SMP-Server registriert werden.

Beispiel für Peppol ID vom Rechnungssender:

• 9930:DE0123456789 (9930:Ust-ID)
• 0088:12E4T98A (0088:GLN)

Rechnungsempfänger brauchen genauso eine Peppol ID. In Deutschland besteht sie normalerweise aus der Leitweg-ID und dem Präfix „0204“. Diese ID nennt man „Receiver-ID“.

Beispiel für Peppol ID vom Rechnungsempfänger:

• 0204:99 –1234512345 -06 (0204:Leitweg-ID)

In einigen Ländern gibt es zusätzliche Anforderungen.

Auch wir, inSyca, sind ein zertifizierter Peppol Zugangspunkt und Service Provider. Mit unserer Software as a Service (SaaS) Plattform linQsupply® können Sie problemlos elektronische Dokumente mit Ihren Geschäftspartnern austauschen. Überzeugen Sie sich von den Vorteilen unserer Plattform!

Als Experten im Bereich des elektronischen Datenaustauschs kümmern wir uns gerne um Ihre EDI-Aufgaben. Alle Informationen zu Teilnehmer im Peppol-Netzwerk kann man im Peppol Directory finden.

Weitere Informationen zu den Aufgaben eines Peppol Access Points.

Peppol-Authorities (PA)

Peppol-Authorities sind Organisationen oder Einrichtungen. Wenn ein Land dem Peppol-Netzwerk beitritt, gründet es normalerweise eine eigene PA, die für die Verwaltung und den Betrieb des Netzwerks im eigenen Land verantwortlich ist. In Deutschland ist das seit 2019 die KoSIT.

Aufgaben der PA sind unter anderem:

• Pflege von Verträgen und nationalen Anforderungen (PASR)
• Zusammenarbeit mit Serviceprovidern
• Überwachung der Vertragseinhaltung
• Bereitstellung von Support für die Mitglieder
• Vertretung von nationalen Interessen im Peppol-Netzwerk
• sind Ansprechpartner der nationalen Access Points und End-User

Peppol BIS

Dokumente, die zwischen Peppol Access Points ausgetauscht werden, müssen den Peppol Business Interoperability Specifications 3.0 (Peppol BIS) entsprechen.

Diese Spezifikationen stellen sicher, dass Access Points nur Nachrichten verarbeiten, die den Standardformaten entsprechen.

Systeme, die an einen Access Point angeschlossen sind, müssen daher nur Nachrichten vom BIS-Format in das interne Format und umgekehrt konvertieren. Diese Konvertierung kann einmal für alle Geschäftspartner eingerichtet werden.

Die genannte Vorgehensweise ist viel einfacher als die Erstellung einer benutzerdefinierten Konvertierung für jede Partnerverbindung.

UBL

UBL steht für Universal Business Language und ist ein XML-Standard, auf dem Peppol basiert. UBL-Dokumente sind für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten ideal, da sie standardisiert und maschinenlesbar sind. Der Standard wird von OASIS gepflegt.

Peppol XML Schema

Über das Peppol-Netzwerk ausgetauschte XML-Dokumente sind standardisiert und ermöglichen einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Unternehmen – auch grenzüberschreitend. 

Verschiedene Länder verwenden unterschiedliche Vorschriften und Formate für die elektronische Rechnungsstellung, was zu Problemen bei der Interoperabilität führen kann.

XML-Dokumente sind nur maschinenlesbar und müssen sorgfältig erstellt und gesendet werden.

ZUGFeRD

Ein branchenübergreifendes Hybrid-Format für elektronische Rechnungen. Standarddokumente im ZUGFeRD-Format können von Peppol-Access-Points verarbeitet werden.

ZUGFeRD bietet sowohl eine menschenlesbare Rechnung als PDF-A/3, als auch einen maschinenlesbaren E-Rechnungs-Datensatz als XML-Datei.

Peppol XRechnung

In Deutschland wird der Datenaustauschstandard XRechnung für die Ausstellung elektronischer Rechnungen verwendet.

Das Datenmodell basiert auf der Sprache XML und ist im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verpflichtend.

Vereinfacht kann man sagen, dass im XRechnungsstandard definiert ist, wie eine elektronische Rechnung strukturiert sein muss und welche Angaben sie enthalten muss.

In der E-Rechnungsverordnung findet man genauere Informationen dazu, welche Angaben Pflicht und welche optional für die XRechnung sind.

Ebenfalls ermöglicht Peppol die Verwendung von individuell angepassten Dokumenttypen innerhalb eines Landes unter der Voraussetzung, dass diese offiziell anerkannt sind.

Peppol-Netzwerk – das 4 Corner Modell

Die Kommunikation im Peppol-Netzwerk erfolgt über das 4 Corner Modell. Der Sender (C1), der Access Point des Senders (C2), der Access Point des Empfängers (C3) und der Empfänger (C4) bilden die vier Ecken.

Szenario: Sender will eine Rechnung über Peppol an den Empfänger senden:

Der Sender (C1), schickt seine Rechnung den Access Point (C2) seiner Wahl. Hier kommt das Peppol-Netzwerk ins Spiel:

Der Access Point des Senders (C2) empfängt die Rechnung, welche dann automatisch an den Access Point des Empfängers (C3) übergeben wird.

Der Empfänger (C4) kann danach von seinem Access Point (C3) die Rechnung entgegennehmen.

Das funktioniert in beide Richtungen. Wenn der Empfänger ein Dokument an den Sender schicken will, sendet er das Dokument an seinen Access Point (C3).

Das Netzwerk kümmert sich dann darum, dass das Dokument bei C2 ankommt. Der Access Point A2 leitet dann das entsprechende Dokument weiter an das Buchungssystem von C1.

Im Peppol-Netzwerk gibt es keine statischen Verbindungen. Die Adresse des empfangenden Access Points wird beim Versand des Dokuments abgefragt.

Peppol E-Invoicing und E-Procurement Vorteile

Peppol beschränkt sich nicht nur auf den elektronischen Austausch von Rechnungen, sondern deckt den gesamten elektronischen Prozess von der Bestellung bis hin zur Rechnung ab.

Dadurch bietet es Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

• Nur eine Verbindung ist notwendig: Sobald man einmal mit dem Netzwerk verbunden ist, kann man mit jedem Mitglied elektronische Dokumente austauschen. Sie können problemlos mit einer Vielzahl von Partnern zusammenarbeiten, ohne sich um individuelle Schnittstellen zu kümmern.
• Elektronische Datenkommunikation wird durch Peppol standardisiert: das führt zu einer beschleunigten Verarbeitung. Dies ermöglicht Ihnen, mühelos Dokumente sowohl mit öffentlichen Einrichtungen als auch mit privaten Unternehmen auszutauschen und die Abwicklungszeiten erheblich zu verkürzen.
• Keine Bedenken bezüglich der Sicherheit: bei dem Versand von Dokumenten wird der Datenschutz eingehalten und die höchsten Sicherheitsstandards gewährleistet.
• Verbesserte Datenqualität: Die Verwendung von Peppol-Standards hilft Unternehmen, die Qualität ihrer Daten zu verbessern, was zu einem besseren Entscheidungsfindungsprozess und Kundenservice führen kann.
• Einfache Implementierung: Peppol-Lösungen sind in der Regel relativ einfach zu implementieren, was sie auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) attraktiv macht.
• Zukunftsorientiert: Peppol basiert auf internationalen Standards und ist ein offenes und flexibles Netzwerk, das sich an zukünftige Entwicklungen anpassen kann.
• Einfaches Onboarding: Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner können einfach
• Interoperabilität: Dank der Peppol BIS Spezifikationen ist die globale Interoperabilität garantiert.
• Umweltfreundlichkeit: E-Rechnungen sind umweltfreundlicher, da der Papierverbrauch reduziert wird.