Die Zukunft im Auftragswesen: E-Rechnung, EDI und Peppol

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist praktisch die digitale Version einer Rechnung. Zu beachten ist, dass sie originär elektronisch erstellt und übermittelt werden muss. Dabei muss sie außerdem dieselben Pflichtangaben enthalten, wie eine auf Papier gedruckte Rechnung.

Wie eine E-Rechnung aussieht

Die elektronische Rechnung ist aus der modernen Auftragsverarbeitung und dem Rechnungswesen nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse zu automatisieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Hilfreiche Informationen zum Thema E-Rechnung bietet Ihnen auch Betriebswirtschaft-Praxis.de

Elektronische Rechnungen können auf verschiedene Arten dargestellt werden:

• Als unstrukturierte Daten: Z.B. als PDF-Dokument oder als E-Mail-Text.
• In einem strukturierten Datenformat: Diese Darstellung entspricht auch der EU-Norm EN-16931, welche vor allem in Hinblick auf Beauftragungen im öffentlichen Sektor (B2G) unumgänglich sind. Als Standard werden häufig XML-Formate genutzt, wie z.B. XRechnung oder ZUGFeRD.

Die Historie der E-Rechnung geht unmittelbar einher mit der Entwicklung von EDI – diese drei Buchstaben stehen für Electronic Data Interchange, zu Deutsch: Elektronischer Datenaustausch. Damit lassen sich im Übrigen nicht nur Rechnungen automatisiert versenden, bzw. empfangen, sondern alles an Information, die in der Auftragsverarbeitung relevant ist: Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und vieles mehr. Ohne EDI also keine E-Rechnung!

Im Folgenden wollen wir uns vor allem mit der elektronischen Rechnung einmal näher auseinandersetzen.

Eine kurze Geschichte der elektronischen Datenübertragung

Die Anfänge des modernen Datenaustauschs reichen zurück bis in die 1970er Jahre. Bevor allerdings PC-Geräte Einzug hielten, mussten Daten noch auf sogenannte Lochstreifen und Magnetbänder erfasst werden, damit man sie übermitteln konnte. Schließlich folgten die ersten elektronischen Erfassungsmaschinen, um Daten via Telefonleitung an Rechenzentren zu senden.
Alles in allem war die ganze Angelegenheit noch sehr komplex und teuer, weshalb die Nutzung nur auf große Unternehmen beschränkt war.

Die ersten „richtigen“ Personal Computer kamen 1980 auf den Markt, bis heute prägen sie fast alles, was es an Computern gibt.

Für eine revolutionäre Veränderung sorgte definitiv das Aufkommen des Internets in den 1990er Jahren: Das World Wide Web eröffnete vollkommen neue Möglichkeiten für die elektronische Datenübertragung. Unternehmen begannen, E-Mails für den Versand von Dokumenten zu nutzen, was den Prozess schneller und kostengünstiger machte. Allerdings waren E-Mails nicht für den automatisierten Datenaustausch optimiert, was zu Inkompatibilitäten führte.

In den 2000er Jahren schließlich wurden technische Standards – Datenformate – entwickelt, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten. Das Format XML (eXtensible Markup Language) wurde als Standard für den strukturierten Datenaustausch eingeführt. Es ermöglicht eine einheitliche Darstellung von Rechnungsdaten und legte den Grundstein für die weitere Entwicklung der E-Rechnung.

In den Jahren 2013 und 2014 erschien außerdem das ZUGFeRD-Format auf der Bildfläche: Entwickelt in Deutschland, stellt es ein hybrides Format dar, da in diesem Fall strukturierte XML-Daten in eine PDF-Datei integriert werden. Unternehmen können so ihre Rechnungen elektronisch versenden und gleichzeitig eine visuelle Darstellung für die menschliche Lesbarkeit bereitstellen.

Seit 2017 ist es möglich, sogenannte XRechnungen zu erstellen: Dabei bezeichnet XRechnung ein Format, das auf dem internationalen Standard UBL (Universal Business Language) basiert und speziell für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde, um elektronische Rechnungen in einem einheitlichen Format auszutauschen. Ziel war es, den elektronischen Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung zu vereinfachen und zu standardisieren.

Neben verschiedenen Standards haben sich auch elektronische Signaturen etabliert, um die Authentizität und Integrität von Rechnungsdaten sicherzustellen.

Die Zukunft der E-Rechnung verspricht weitere technologische Fortschritte: Die Verwendung von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen ermöglicht es Systemen, Rechnungsdaten automatisch zu verarbeiten und zu interpretieren. Blockchain-Technologie könnte die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Rechnungsprozessen verbessern. Es bleibt spannend!

E-Invoicing: Technische Herausforderungen bei der Umsetzung der E-Rechnung

Wollen Unternehmen auch in Zukunft relevant und wettbewerbsfähig sein, kommen sie um effiziente, automatisierte Prozesse, gerade auch in Beschaffung (E-Procurement) und Auftragsverarbeitung, nicht herum. Wer seinen Betrieb daher erfolgreich auf die E-Rechnung umstellen möchte, muss bei der Implementierung einige technische Besonderheiten berücksichtigen.

Die wichtigsten Aspekte in Kürze:

• Datenformate: Um einen elektronischen Austausch und eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten zu gewährleisten, müssen E-Rechnungen unbedingt in einem strukturierten Datenformat erstellt werden.
  Gängige Formate sind z.B. XML, EDIFACT und UBL oder auch openTrans.
  Die Wahl des richtigen Datenformats hängt von den spezifischen Anforderungen des Empfängers und den geltenden Standards ab. Soll eine E-Rechnung die Vorgaben der EU-Norm EN-16931 erfüllen, kommen die bereits erwähnten Formate XRechnung und ZUGFeRD wieder ins Spiel.
  

Mehr erfahren über das Erstellen von Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung

• Datenvalidierung: Beim Versand von E-Rechnungen, sollte der sorgfältigen Validierung der Daten hohe Aufmerksamkeit geschenkt werden, um sicherzustellen, dass die übermittelten Informationen korrekt und vollständig sind. Dies lässt sich mithilfe von entsprechenden Validierungsregeln und -verfahren erreichen, die sicherstellen, dass die Rechnungsdaten den definierten Standards entsprechen und keine Fehler enthalten.

• Sicherheit: Natürlich sollen Daten während der Übertragung bestmöglich geschützt sein und schließlich auch sicher gespeichert werden, um unbefugten Zugriff, Manipulation und Datenverlust zu verhindern. Dem Sicherheitsaspekt kommt daher eine besondere Bedeutung zu. Hierbei kommen verschiedene Maßnahmen zum Einsatz, wie zum Beispiel die Verschlüsselung der Daten, digitale Signaturen zur Authentifizierung und Integritätssicherung sowie sichere Übertragungsprotokolle (z.B. AS2 oder AS4).

• Datenintegration: Elektronische Rechnungen müssen in die bestehenden Systeme und Prozesse des Empfängers integriert werden können. Dazu gehören Buchhaltungs- und ERP-Systeme, Workflow-Systeme, Archivierungssysteme usw. Eine E-Rechnung sollte idealerweise nahtlos in diese Systeme überführt werden können, entweder durch direkte Integration oder mit Hilfe von entsprechenden Schnittstellen und Konverter.

• Metadaten und Zusatzinformationen: Neben den eigentlichen Rechnungsdaten enthält eine E-Rechnung manchmal auch sogenannte Metadaten und zusätzliche Informationen. Darunter fallen beispielsweise Angaben zum Versand, zur Zahlungsweise, zu Steuern und Zöllen sowie weitere vertragliche Vereinbarungen. Die Verwendung von Metadaten ermöglicht eine genauere Verarbeitung und ein umfassenderes Verständnis der Rechnungsdaten.

• Langzeitarchivierung: Auch elektronische Rechnungen müssen gemäß den rechtlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen langfristig archiviert werden. Hierbei sind Aspekte wie die Aufbewahrung von strukturierten Daten, das Speichern von visuellen Rechnungsbildern, die Integritätssicherung und die langfristige Verfügbarkeit der archivierten Daten von Bedeutung.

Die Realisierung von elektronischen Rechnungen erfordert also eine sorgfältige Planung, Implementierung und Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, IT-Abteilungen, Lieferanten und Kunden, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.
Wer das Projekt E-Rechnung nicht allein stemmen möchte, kann sich natürlich auch Hilfe bei einem externen IT-Dienstleister holen, wobei die Erfahrung gezeigt hat, dass gerade kleinere Unternehmen häufig Probleme haben, einen passenden Dienstleister zu finden.

Sie möchten Ihr Unternehmen auf E-Rechnung umstellen? Wir sind für Sie da: Als Lösungspartner für elektronischen Datenaustausch unterstützt inSyca Sie gerne in Ihrem Vorhaben, von der ersten Analyse bis zum Go-Live. Sprechen Sie uns an!

Vorteile und Bedeutung der E-Rechnung in der Buchhaltung

Aus der modernen Buchhaltung ist die E-Rechnung inzwischen nicht mehr wegzudenken und stellt eine wesentliche Entwicklung im Bereich des zeitgemäßen Rechnungswesens dar. Hier sind einige der Hauptgründe, warum es Sinn macht, auf elektronische Rechnungen zu setzen:

• Effizienzsteigerung: Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten. Anstatt Papierdokumente manuell zu erfassen und zu bearbeiten, können elektronische Rechnungen direkt in die Buchhaltungssysteme importiert und verarbeitet werden. Unternehmen sorgen damit für eine erheblichen Zeit- und Kostenersparnis, da manuelle Eingaben und auch Fehler reduziert werden.

• Kosten einsparen: Durch den Umstieg auf E-Rechnungen können sich Unternehmen so einiges an Geld einsparen. Es entfallen z.B. Kosten für den Druck, Versand und die Lagerung von Papierrechnungen. Darüber hinaus können die Prozesskosten durch die Automatisierung des Rechnungsworkflows erheblich reduziert werden. Die elektronische Archivierung von Rechnungen führt ebenfalls zu Einsparungen bei den physischen Aufbewahrungskosten.

• Schnellere Bearbeitungszeiten: Elektronische Rechnungen lassen sich wesentlich schneller verarbeiten, was sich folglich auch positiv auf den Zahlungseingang auswirkt. Die automatisierte Verarbeitung reduziert zudem die Durchlaufzeiten und ermöglicht eine effiziente Bearbeitung. Dies wiederum führt zu einer verbesserten Liquiditätssteuerung und ermöglicht es Unternehmen, von Skonti und anderen Zahlungsvorteilen zu profitieren.

• Reduzierung von Fehlern: Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten ist oftmals fehleranfällig und kann zu Inkonsistenzen und falschen Angaben in der Buchhaltung führen. Die Umstellung auf E-Rechnungen minimiert das Risiko menschlicher Fehler, da die Daten direkt aus dem elektronischen Format übernommen werden. Dadurch verbessert sich natürlich auch die Qualität der Buchhaltungsdaten in Genauigkeit und Zuverlässigkeit.

• Compliance und Nachvollziehbarkeit: Elektronische Rechnungen erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen. Elektronische Signaturen sowie Verschlüsselungstechnologien gewährleisten die Authentizität und Integrität der Rechnungsdaten. Außerdem können E-Rechnungen elektronisch archiviert und leicht wiedergefunden werden, die rechtlichen Aufbewahrungspflichten werden somit erfüllt und ermöglichen bei Bedarf eine einfache Prüfung.

• Umweltfreundlichkeit: Der Übergang zur E-Rechnung reduziert den Papierverbrauch und damit ein Stückweit den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen. Mit einem papierlosen Auftrags- und Rechnungswesen leisten Unternehmen einen wirkungsvollen Beitrag zum Umweltschutz und unterstützen nachhaltige Geschäftspraktiken.

Wir sehen, es lohnt sich, auf elektronische Rechnungen und, insgesamt auf eine automatisierte Auftragsverarbeitung, zu setzen. Unternehmen, die auf E-Rechnung umstellen, profitieren nicht nur von vielen Vorteilen einer modernen und effektiven Buchhaltungspraxis – sie verschaffen sich damit auch einen erheblichen Wettbewerbsvorteil.

E-Rechnung international: Das Peppol-Netzwerk

Wer sich mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzt, vor allem im internationalen Kontext, begegnet über kurz oder lang dem Begriff Peppol. Hinter dieser Abkürzung steht das Pan-European Public Procurement On-Line – das wichtigste Netzwerk für elektronische Beschaffung und Geschäftstransaktionen in Europa.

Einfach gesagt, stellt Peppol als sogenanntes eDelivery-Netzwerk standardisierte technische Spezifikationen und Protokolle bereit, damit Unternehmen, Behörden und Organisationen sicher und effizient elektronische Dokumente versenden und empfangen können. Peppol erleichtert den grenzüberschreitenden Handel und verbessert die Interoperabilität zwischen verschiedenen E-Procurement-Systemen, indem es einen einheitlichen Ansatz für den Austausch von Information wie z.B. Rechnungen, Bestellungen und Versandmitteilungen bietet.

UBL und AS2/AS4 – Standards und Protokolle bei Peppol

Wie wir wissen, braucht es für einen reibungslosen Nachrichtenaustausch das geeignete Datenformat. Bei Peppol kommt UBL (Universal Business Language) als Standard zur Anwendung:

• Unter UBL versteht man einen international anerkannten XML-basierter Standard, der speziell für den elektronischen Austausch von Geschäftsinformationen entwickelt wurde.
• Eine Reihe von strukturierten Dokumenttypen, wie beispielsweise Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, etc., werden via UBL definiert.
• Praktisch: Nach Formatierung der Dokumente gemäß dem UBL-Schema, sind die Informationen einheitlich strukturiert und können so von verschiedenen E-Procurement-Systemen und Partnern gelesen und verarbeitet werden – über verschiedene Länder und Organisationen hinweg.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Übertragungswege, oder auch Übertragungsprotokolle. Dabei spielt vor allem der Sicherheitsaspekt eine große Rolle. AS2 und AS4 haben sich hier als entscheidende Protokolle durchgesetzt:

• AS2 (Applicability Statement 2): Ursprünglich wurde zuerst das AS2 als Protokoll für einen besonders sicheren und zuverlässigen Austausch von Geschäftsdokumenten über das Internet entwickelt. Es verwendet dabei eine Kombination aus HTTP (Hypertext Transfer Protocol) und S/MIME (Secure/Multipurpose Internet-Mail Extensions) zur sicheren Übertragung der Daten.

• AS4 (Applicability Statement 4): AS4 ist eine fortschrittliche Version des AS2-Protokolls und bietet erweiterte Funktionen für den Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich der Unterstützung von Web-Services und dem Austausch von größeren Dateien. AS4 basiert auf den Web Services-Standards wie SOAP (Simple Object Access Protocol) und ebMS (ebXML Message Service).
  Das AS4-Protokoll überzeugt außerdem durch einen exzellenten Sicherheitsstandard: Im Vergleich zu AS2 unterstützt AS4 eine breitere Palette an Verschlüsselungsalgorithmen und Schlüssellängen, was potenziell höhere Sicherheitsstufen ermöglicht. Es bietet darüber hinaus zusätzliche Optionen zur Authentifizierung, wie beispielsweise die Nutzung von Benutzername/Passwort-Kombinationen.

Standards und Protokolle gehören zu den Business Interoperability Specifications (BIS): Es definiert die Regeln und Anforderungen für den Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten über Peppol und legt fest, wie die Dokumente strukturiert, formatiert und übermittelt werden sollen, um eine flüssige Interoperabilität zwischen den verschiedenen Teilnehmern und Systemen zu gewährleisten.

Peppol im Quadrat – das 4-Ecken-Modell

Die Kommunikation via Peppol läuft im Wesentlichen über vier Eckpfeiler ab: Vereinfacht gesagt, tauschen Sender und Empfänger ihre Nachrichten nicht direkt, sondern über jeweils einen Peppol Access Point aus.
Möchte also ein Lieferant z.B. eine XRechnung an seinen Auftraggeber versenden, schickt er diese zuerst an seinen Peppol Access Point. Dort wird die Nachricht automatisiert über das Peppol-Netzwerk an den Access Point des jeweiligen Handelspartners weitergeleitet, welcher von da aus die Rechnung in Empfang nehmen kann (siehe Abbildung).

Was ist ein Peppol Access Point?

Technisch betrachtet, ist ein Peppol Access Point nichts anderes als ein Gateway oder eine Schnittstelle, mit deren Hilfe Unternehmen elektronische Geschäftsdokumente über das Peppol-Netzwerk austauschen können. Der Access Point dient als Verbindungspunkt zwischen den internen Systemen eines Unternehmens und der Peppol-Infrastruktur.

Als Peppol Access Point werden aber auch IT-Dienstleister bezeichnet, die sich erfolgreich bei Peppol qualifiziert haben, um als Access Point zu fungieren und dies als Serviceleistung anzubieten.

Auch inSyca ist als zertifizierter Peppol Access Point gelistet. Die Anbindung an das Peppol-Netzwerk bieten wir vor allem im Rahmen unserer EDI-Plattform linQsupply^® an, um kleinen und mittelständischen Betrieben eine unkomplizierte Lösung für elektronischen Datenaustausch an die Hand zu geben.

Die zentralen Aufgaben eines Peppol Access Points

• Konvertierung und Validierung: Access Points konvertieren eingehende Dokumente in das erforderliche Format und stellen sicher, dass sie den Peppol-Standards und -Spezifikationen entsprechen. Dies umfasst die Validierung von Datenfeldern, die Überprüfung der Struktur sowie die Einhaltung der erforderlichen Metadaten.

• Verschlüsselung und Sicherheit: Ein Access Point stellt Mechanismen zur Verschlüsselung der übertragenen Daten bereit und sorgt damit für Sicherheit und Vertraulichkeit beim Austausch. Daneben wird die Verwendung digitaler Signaturen zur Überprüfung der Integrität und Authentizität der Dokumente unterstützt.

• Routing und Zustellung: Access Points sind natürlich auch zuständig dafür, die Dokumente an den richtigen Empfänger weiterzuleiten und sicherzustellen, dass sie erfolgreich zugestellt werden. Unabhängig von geographischer Lage und technischer Infrastruktur kann somit ein sicherer Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Teilnehmern im Peppol-Netzwerk gewährleistet werden.

• Monitoring und Tracking: Ein Peppol Access Point bietet die nötigen Überwachungs- und Tracking-Funktionen, um den Status und Verlauf der übermittelten Dokumente zu verfolgen. Dies ermöglicht es Unternehmen, den Austauschprozess zu überwachen, Probleme zu identifizieren und die Anforderungen von Service Level Agreements (SLAs) einzuhalten.

Erfahren Sie mehr über das Peppol-Netzwerk!

Fazit

Auf allen Ebenen macht sich der digitale Wandel heute in der Welt bemerkbar, so auch in Handel und Wirtschaft. Automatisierte Prozesse bringen Lieferketten hinsichtlich Effizienz und Schnelligkeit auf einen neuen Level und eine der wichtigsten Voraussetzungen dafür liegt im papierlosen Informationsaustausch.
Um zukunftsfähig zu bleiben, nutzen immer mehr Unternehmen moderne Technologien wie elektronischen Datenaustausch und achten auch bei ihren Lieferanten darauf, dass diese in der Lage sind, die entsprechenden Anforderungen für zu erfüllen. Elektronische Dokumente sind in manchen Bereichen bereits Pflicht, wie z.B. die E-Rechnung nach EU-Norm, die in der öffentlichen Beschaffung vorgeschrieben ist.

Derzeit gibt es seitens der deutschen Regierung außerdem Überlegungen, die E-Rechnung ab 2025 auch im B2B-Sektor als verpflichtend festzulegen.

So sehr der eine oder andere diese digitalen Veränderungen vielleicht als unbequem empfinden mag, so sollte man die Vorteile im Blick behalten, die die modernen Errungenschaften mit sich bringen. Auch die E-Rechnung trägt zur Optimierung von Geschäftsprozessen bei. Sie unterstützt Unternehmen darin, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken, Zahlungszyklen zu beschleunigen und den Anforderungen der digitalen Wirtschaft gerecht zu werden.