Was ist EDI?
Was bedeutet EDI – Definition und Ursprung
EDI als Abkürzung steht für “Electronic Data Interchange” und bezieht sich auf den elektronischen Austausch von geschäftlichen Dokumenten und Informationen zwischen Unternehmen, i.d.R. in standardisierten Formaten.
Der elektronische Datenaustausch ist mit die wichtigste Vorraussetzung, damit Unternehmen Nachrichten wie Aufträge, Rechnungen, Lieferavise so wie andere Geschäftsdokumente papierlos und effizient zwischen ihren Computersystemen austauschen können.Manuelle Prozesse werden dadurch deutlich reduziert.
Eigentlich ist EDI ja ein ziemlich alter Hut – es existiert bereits seit den1960er Jahren, mit dem Ziel, papierbasierte Geschäftsprozesse weitestgehend zu automatisieren. Dazu wurden in den 1970er Jahren erste Standards wie EDIFACT und X12 eingeführt. In den 1980er und 1990er Jahren weitete sich die Nutzung von EDI aus, vor allem in der Automobilindustrie und im Einzelhandel.
Mit dem Aufkommen des Internets in den 2000er Jahren entwickelten sich neue EDI-Technologien, die auf Webprotokollen gründen. Auch in der heutigen Zeit spielt EDI nach wie vor eine entscheidende Rolle in der globalen Lieferkette und im elektronischen Handel.
Warum EDI?
Ganz klar, der elektronische Austausch von Daten bringt Unternehmen viele praktische Vorteile, wie zum Beispiel:
- Automatisierung: Ein Großteil der Geschäftsprozesse lässt sich mit EDI automatisieren und die menschliche Intervention ist kaum noch notwendig. Automatisierte Prozesse eröffnen Unternehmen außerdem ganz neue Perspektiven und Geschäftsmodelle, wie z.B. ein 24/7-Online-Shop.
- Mehr Effizienz: Die natürliche Konsequenz von automatisierten Prozessen zeigt sich darin, dass sich der Bedarf an manuellen Dateneingaben und papierbasierten Prozessen erheblich reduziert, was wiederum zu schnelleren Transaktionen und geringeren Fehlerquoten führt.
- Weniger Kosten: Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen außerdem Kosten für Papier, Druck, Versand und manuelle Dateneingabe einsparen.
- Fehlerreduzierung: Da die Daten elektronisch übertragen werden und vorab entsprechende Standards festgelegt werden, treten weniger Fehler auf, die durch manuelle Dateneingabe oder Interpretation von Papierdokumenten verursacht werden können.
- Schnelligkeit: EDI ermöglicht einen schnellen Informationsaustausch zwischen Geschäftspartnern, was zu einer Verkürzung der Reaktionszeiten führt und die Lieferketteneffizienz verbessert.
Wie funktioniert EDI?
Das brauchen Sie für eine EDI-Anbindung: Software und EDI-Standards
Grundsätzlich benötigen Sie zunächst eine geeignete Software, die in der Lage ist, EDI-Nachrichten zu erstellen, zu verarbeiten und zu interpretieren. Zudem sollte sie natürlich die gängigen EDI-Standards unterstützen.
EDI-Software kommt häufig in Form einer Plattform-Lösung: Viele namhafte Software-Hersteller haben solche Plattformen in ihrem Produktangebot, wie z.B. SAP oder IBM.
Damit der elektronische Nachrichtenaustausch gelingt, braucht es natürlich auch ein passendes Datenformat – die bekanntesten Standards stellen wir Ihnen hier einmal vor:
- EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport): Dieser internationale Standard wird häufig in Europa und anderen Teilen der Welt verwendet. EDIFACT bietet eine breite Palette von Nachrichtentypen für verschiedene Branchen und Geschäftsprozesse.
- XML (Extensible Markup Language): Obwohl XML eigentlich keine spezielle EDI-Norm ist, wird es häufig als Grundlage für benutzerdefinierte EDI-Implementierungen verwendet. XML ermöglicht eine flexible Strukturierung von Daten und wird in vielen Branchen eingesetzt.
- Opentrans: OpenTrans ist ein offener und internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch, der in den Bereichen Einkauf, Beschaffung und Lieferkettenmanagement zum einsatz kommt.
- BIS (Business Interoperability Specifications) – Peppol: Link zu Feature Die BIS bilden eine Reihe von Standards, die im Rahmen des Peppol eDelivery Netzwerks entwickelt wurden, um elektronische Geschäftsdokumente, wie Rechnungen und Bestellungen, sicher zwischen verschiedenen Handelspartnern in Europa auszutauschen – nicht nur im B2B, sondern auch im B2G.
- HL7 (Health Level Seven): HL7 ist ein Format für den Datenaustausch im Gesundheitswesen und wird in medizinischen Einrichtungen und Gesundheitsorganisationen weltweit verwendet.
Die Auswahl des richtigen EDI-Standards hängt letztendlich von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Branche, der geografischen Region sowie den Anforderungen der Handelspartner.
Dabei können Sie sich jederzeit auf unseren Service und unser Consulting-Team verlassen, dass Sie gerne bei Ihrem Projekt unterstützt.
EDI und Kommunikationsprotokolle
Damit ein sicherer Austausch von Geschäftsdaten zwischen Systemen gelingt, sind neben den richtigen Standards außerdem geeignete Übertragungswege erforderlich. Folgende Kommunikationsprotokolle haben sich dafür bewährt:
- HTTP/HTTPS: Das Hypertext Transfer Protocol (HTTP) und seine verschlüsselte Version HTTPS werden zunehmend für den EDI-Datenaustausch verwendet. Sie ermöglichen die elektronische Übertragung von Daten über das Internet unter Verwendung von Webdiensten.
- AS2 (Applicability Statement 2): AS2 ist ein weit verbreitetes Protokoll, das aus dem HTTP- oder HTTPS-Protokoll hervorging. Nachrichten lassen sich auch hier sicher über das Internet austauschen. AS2 verwendet digitale Zertifikate für die Authentifizierung sowie Verschlüsselung für verstärkte Sicherheit.
- AS4 (Applicability Statement 4): Die fortgeschrittene Version von AS2. AS4 ist ein Kommunikationsstandard, der auf Web Services und ebXML (Electronic Business XML) basiert. Er wurde entwickelt, um die Interoperabilität und eine Sicherheit zu verbessern, insbesondere im B2B-Bereich.Dieser Standard ist auch für High-Secure-Bereiche geeignet.
- FTP (File Transfer Protocol) und SFTP (SSH File Transfer Protocol): Der Klassiker – FTP ist ein älteres, aber immer noch häufig genutztes Protokoll für den Dateiaustausch. Es ermöglicht die Übertragung von EDI-Dateien zwischen Systemen über das Internet oder auch private Netzwerke.
- Als eine besonders sichere Variante von FTP gilt SFTP – ein Protokoll, das auf SSH (Secure Shell) basiert. Hierbei findet eine verschlüsselte Übertragung von Dateien statt, um für einen sicheren Informationsaustausch zu sorgen.
- VAN (Value Added Network): Unter einem VAN versteht man einen Drittanbieterdienst, der als Vermittler für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen fungiert. VANs verwenden oft eigene Protokolle und bieten auch zusätzliche Dienste wie Datentransformation und -routing an.
- SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): SMTP ist eigentlich ein Protokoll zur Übertragung von E-Mails. In einigen Fällen wird SMTP aber auch für den EDI verwendet, insbesondere für kleinere Transaktionen oder zur Benachrichtigung über den Eingang von elektronischen Nachrichten.
EDI-Beispiel: Der Ablauf einer typischen EDI-Transaktion
Wie kann man sich den Vorgang einer elektronischen Datenübertragung konkret vorstellen? Wir haben die sechs wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst:
- EDI-Standards und Protokolle: Möchten Geschäftspartner, z.B. Lieferant und Kunde, EDI für ihren Nachrichtenaustausch nutzen, ist es wichtig, sich vorab vor allem auf die entsprechenden Datenformate und Übertragungsprotokolle zu einigen, die verwendet werden sollen. Nur so kann sichergestellt werden, dass ihre jeweiligen Systeme die Daten auch korrekt verarbeiten.
- Art der Nachrichten: Außerdem wird festgelegt, welche Art von Nachrichten (z.B. Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, etc.) via EDI übermittelt wird und welche Angaben darin enthalten sein müssen. Die Identifizierung der Anforderungen bringt oft einen nicht unerheblichen zeitlichen Aufwand mit sich.
- Datentransformation: In einem geeigneten EDI-System können die Geschäftsdaten ggf. in das jeweilige Format transformiert werden.
- Infrastruktur und VANs: Für eine erfolgreiche und sichere Nachrichtenübertragung braucht man außerdem auch eine zuverlässige Netzwerk- und Kommunikationsinfrastruktur: Verschiedene Protokolle eignen sich für den elektronischen Datenaustausch, z.B. via Internet. Aber auch Value Added Networks (VANs) oder direkte Verbindungen von Endpunkt-zu-Endpunkt sind möglich. Mehr zu den Übertragungswegen hier.
- Automatisierter Empfang auf Partnerseite: Beim Empfang der EDI-Nachrichten interpretiert das System des Empfängers die eingegangen Daten und integriert sie automatisch in seine internen Geschäftsprozesse. Dieser Schritt kann Auftragsverarbeitung, Rechnungsstellung, Bestandsmanagement und mehr umfassen.
- Bestätigung des Empfängers: Der Empfänger sendet i.d.R. Rückmeldungen an den Absender, um den Eingang und die Verarbeitung der Nachricht zu bestätigen oder auf Fehler hinzuweisen.
Hinweis: Auch elektronische Nachrichten müssen gemäß den gesetzlichen Vorschriften und branchenspezifischen Anforderungen archiviert werden, um eine Rückverfolgbarkeit und Compliance zu gewährleisten.
Der große Vorteil von EDI liegt darin, dass Geschäftsdaten weitgehend automatisiert werden können, da Information praktisch ohne manuelle Eingriffe zwischen den Systemen ausgetauscht wird. Die Folge ist eine Steigerung der Effizienz und die Reduzierung menschlicher Fehler.
Datenschnittstellen, EDI und APIs
Beim Thema EDI dürfen Schnittstellen nicht fehlen: Man kann sie sich im Prinzip wie eine Art Durchreiche vorstellen, über die Daten von A nach B gelangen. Die moderne Variante von Datenschnittstellen sind die APIs (Application Programming Interfaces).
Mit ihrer Hilfe können verschiedene Softwareanwendungen miteinander zu kommunizieren. Sie dienen als Verbindung zwischen Anwendungen, Systemen oder Plattformen und ermöglichen es diesen, Informationen auszutauschen und zusammenzuarbeiten, ohne dass die zugrunde liegenden Details der Implementierung offengelegt werden müssen.
Auch APIs verwenden oft standardisierte Protokolle und Formate für den Informationsaustausch. Beispiele dafür sind REST (Representational State Transfer), SOAP (Simple Object Access Protocol) und GraphQL.
APIs überzeugen durch Flexibilität und einfache Implementierung. In vielen Fällen sind sie deshalb eine deutlich praktischere und günstigere Alternative zu klassischem EDI. In der Regel sind sie so gestaltet, dass sie problemlos erweitert werden können, um neue Funktionen oder Datenquellen hinzuzufügen. Bestehende Anwendungen werden dadurch nicht beeinträchtigt. Auch der Zugriff auf Daten und Funktionen lässt sich kontrollieren.
Cloud oder On-Premises? die verschiedenen Arten von EDI
Es gibt im Wesentlichen drei Ansätze, EDI zu nutzen. Welche Art sich am besten für Ihr Unternehmen eignet, hängt von bestimmten Faktoren ab, z.B. wie es in Sachen Infrastruktur aussieht, oder ob es eine stabile Internetverbindung gibt. Wir unterscheiden zwischen cloud-basiertem EDI, On-Premises und Web-EDI.
Cloud vs. On-Premises – ein Vergleich
Standort der EDI-Infrastruktur:- Cloud-basiertes EDI: EDI-Infrastruktur wird in der Cloud gehostet. Die gesamte EDI-Software und -Hardware wird von einem Drittanbieter verwaltet, und die Benutzer greifen über das Internet auf die EDI-Dienste zu. Dies reduziert die Notwendigkeit für lokale Hardware und Wartung.
- On-Premises EDI: EDI-Infrastruktur wird lokal in den Rechenzentren des Unternehmens gehostet und verwaltet. Die EDI-Software und -Hardware befinden sich physisch im Unternehmen, und die Verantwortung für Wartung und Aktualisierungen liegt beim Unternehmen.
- Cloud-basiertes EDI: Cloud-Lösungen sind oft skalierbar und flexibel. Unternehmen können die Ressourcen bei Bedarf anpassen und zahlen i.d.R. nur für das, was sie tatsächlich verwenden. Damit können Sie schnell und einfach auf veränderliche Geschäfts-anforderungen reagieren.
- On-Premises EDI: Erfordern in der Regel größere Investitionen in Hardware und Software. Das Skalieren der Infrastruktur kann komplizierter sein und erfordert normalerweise zusätzliche Investitionen.
- Cloud-basiertes EDI: Wartung und Aktualisierung der EDI-Infrastruktur wird vom Cloud-Anbieter durchgeführt. Dies entlastet das Unternehmen von dieser Verantwortung und ermöglicht es, sich auf seine Kerngeschäftsfunktionen zu konzentrieren.
- On-Premises EDI: Unternehmen sind selbst für die Wartung und Aktualisierung ihrer eigenen EDI-Infrastruktur verantwortlich. Dies erfordert qualifiziertes IT-Personal und kann zusätzliche Kosten und Arbeitsbelastung verursachen.
- Cloud-basiertes EDI: Cloud-Lösungen haben oft eine pay-as-you-go-Kostenstruktur, bei der Unternehmen für die tatsächlich genutzten Ressourcen zahlen. Dies reduziert die Anfangsinvestitionen.
- On-Premises EDI: On-Premises-Lösungen erfordern in der Regel höhere Anfangsinvestitionen in Hardware und Software, sowie laufende Betriebskosten für Wartung und Support.
Die Wahl zwischen Cloud-basiertem EDI und On-Premises EDI hängt von den spezifischen Geschäftsanforderungen, der internen IT-Kompetenz und den finanziellen Ressourcen eines Unternehmens ab. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile, und die Entscheidung sollte sorgfältig getroffen werden, um den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens gerecht zu werden.
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Web-EDI
Web-EDI, auch als Internet-EDI oder Web-based EDI bezeichnet, ist eine Form von Electronic Data Interchange (EDI), die, wie der Name schon verrät, über das Internet stattfindet. Wie auch bei der cloud-basierten Variante, handelt es sich beim Web-EDI um eine unkomplizierte Art der elektronischen Datenkommunikation.
Teure Anfangsinvestitionen und das Einrichten komplexer EDI-Systeme lassen sich vermeiden. Unternehmen können stattdessen über webbasierte Plattformen oder Portale auf EDI-Funktionen zugreifen. Die meisten Web-EDI-Plattformen sind benutzerfreundlich und erfordern keine umfangreiche Schulung.
Web-EDI ist daher besonders für Unternehmen attraktiv, die EDI-Funktionalität benötigen, aber die Komplexität und Kosten traditioneller EDI-Implementierungen vermeiden möchten. Es bietet eine kostengünstige und zugängliche Möglichkeit, den elektronischen Datenaustausch mit Geschäftspartnern zu realisieren und die Effizienz in der Lieferkette zu verbessern.
Herausforderungen und Lösungen
Komplexität und Aufwand
Das Unternehmen mal schnell auf EDI umstellen – schön wär’s! Die Praxis zeigt aber, dass sich die Integration von EDI in bestehende Geschäftssysteme und Lieferkettenprozesse oft als ziemlich kompliziert erweist und dazu noch mit einer hohen finanziellen Balastung einhergeht.
Einer der häufigsten Fehler besteht in der mangelnden Kommunikation unde Kooperation zwischen den EDI-Parteien. Es fängt auf interner Ebene an, wenn man die IT-Abteilung mit dem EDI-Projekt betraut und die Fachabteilungen – auf deren Prozesse sich EDI ja auswirken wird – ignoriert.
Weiterhin wird die Implementierung von EDI gerne auch auf die internen Prozesse eines Unternehmens beschränkt, ohne ausreichend Rücksicht auf die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Zulieferern zu nehmen.
Dabei sollten gewisse Faktoren unbedingt geklärt werden, wie etwa: Verfügen diese Partner bereits über eigene EDI-Systeme? Welche Kommunikations- und Nachrichtenstandards können sie unterstützen?
Werden diese Parameter während der Planung vernachlässigt oder übersehen, kann es später zu einem bösen Erwachen kommen, da das implementierte EDI-System möglicherweise nicht den gewünschten Nutzen erzielt und die Integration von Prozessen nicht funktioniert. Viel Geld ist schon für EDI-Projekte in den Sand gesetzt worden, weil die Hausaufgaben nicht gemacht wurden.
Die Lösung: Gute Vorbereitung ist alles – und damit ist vor allem das sorgfältige Recherchieren und Definieren der Anforderungen gemeint, und zwar sowohl auf Seiten des eigenen Unternehmens, wie auch auf Partnerseite. Teilweise ist so mancher Handelspartner noch gar nicht auf EDI eingerichtet: Die Überzeugung, auf EDI umzusteigen, kann deshalb zeitaufwändig sein und erfordert ggf. Verhandlungen und Vereinbarungen.
Wichtig ist, dass das EDI-System nicht nur zu den internen Abläufen Ihres Unternehmens passt, sondern auch perfekt auf alle anderen Akteure abgestimmt wird, die an der Lieferkette beteiligt sind – unabhängig von deren geografischem Standort, Unternehmensstruktur oder Fachgebiet.
Doch auch intern im Unternehmen ist eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit essenziell, um ein EDI-Projekt erfolgreich zu meistern. EDI darf nicht ausschließlich Sache der IT-Abteilung sein, stattdessen empfielt es sich unbedingt, aus jeder Fachabteilung Mitarbeiter mit ins Boot holen, um vorab Anforderungen und Prozesse zu analysieren. Doch dazu später mehr.
Die erfolgreiche Einführung von EDI erfordert auf jeden Fall eine gründliche Planung, Ressourcen-verteilung und Zusammenarbeit – extern mit den Geschäftspartnern und intern, zwischen IT und Fachabteilungen.
Mangelhafte Qualität der Daten
Ein weiteres Problem im Zusammenhang mit EDI sind fehlerhafte oder überflüssige Daten. Sie können die Effizienz des EDI-Systems stark beeinträchtigen und zu einem unübersichtlichen Datendschungel führen.
Ebenso kann es sein, dass EDI-relevante Daten in verschiedenen unternehmenseigenen Systemen gespeichert sind, ohne dass bereits eine umfassende Vernetzung stattgefunden hat. Diese Datensilos machen ein EDI-Projekt unnötig kompliziert und umständlich.
Die Lösung: EDI macht nur dann Sinn, wenn aufgeräumte Daten vorliegen, deshalb gilt: Nehmen Sie alle für die Lieferkette relevanten Daten unter die Lupe, bevor Sie mit EDI starten!
Zum einen ist manchmal eine Überarbeitung oder Korrektur der Daten notwendig.
Zum anderen sollten Sie sich anschauen, wo im Unternehmen die für die EDI-Implementierung wichtigen Daten lokalisiert sind und ob diese bereits ausreichend integriert wurden, damit sie sich für den elektronischen Datenaustausch eignen. Idealerweise befinden sich EDI-relevante Daten gesammelt in einem ERP-System – aber das ist eben nicht immer der Fall.
Wie bereits erwähnt, befinden sich Daten oft isoliert in mehreren Datensilos. In diesem Fall sollte man sich zunächst um eine System- und Datenintegration kümmern, dass macht eine anschließende EDI-Implementierung erheblich einfacher.
Generell ist ein EDI-Projekt auch eine gute Gelegenheit, die Prozesse entlang der Lieferkette einer Revision zu unterziehen, denn: Ein sinnloser Prozess, der automatisiert wird, ist immer noch ein sinnloser Prozess. Beziehen Sie in die Analyse Ihrer Daten und Prozesse unbedingt alle betroffenen Fachabteilungen ein, um einen realistischen Überblick zu erhalten.
Saubere und geordnete Daten sind die beste Grundlage für Ordnung in Ihren Geschäftsprozessen. Dann lohnen sich EDI und Automatisierung und bringen Ihrem Unternehmen die gewünschte Effizienz.
Sicherheit und Compliance
Die unternehmensübergreifende Vernetzung entlang der Lieferkette führt häufig zum Austausch sensibler Daten, was die Notwendigkeit betont, die Themen Datenschutz und Datensicherheit zu berücksichtigen.Compliance- und Sicherheitsmaßnahmen spielen daher eine entscheidende Rolle bei der Einführung von EDI.
Zudem besteht immer die Bedrohung durch externe Gefahren wie Cyberangriffe und ähnliche Risiken.
Werden diese Aspekte vernachlässigt, kann dies teure Konsequenzen nach sich ziehen.
Die Lösung: Bereits bei der Auswahl des EDI-Systems sollten Unternehmen sicherstellen, dass das gewählte System über umfassende Sicherheitsmechanismen verfügt und gegebenenfalls erweitert werden kann. Hierbei ist es wichtig, auf folgende Punkte zu achten:
- Sichere Nachrichten-Standards und Übertragungsprotokolle
- Digitale Signaturen
- Nachrichtenverschlüsselung
- Sendungs- und Empfangsbestätigung
Zusätzlich zu den technischen Sicherheitsmechanismen, die im EDI-System implementiert werden sollten, ist es ratsam, eine Vereinbarung zu erstellen, die den Umgang mit gemeinsam genutzten Daten durch Geschäftspartner genau regelt.
Diese Vereinbarung sollte die Einhaltung von Maßnahmen zur Wahrung des Datenschutzes und der Datenvertraulichkeit festlegen, insbesondere für sensible Daten wie Kundendaten.
Die Zukunft von EDI
Electronic Data Interchange (EDI) entwickelt sich permanent weiter, und es gibt einige Trends und zukünftige Entwicklungen, die sich beobachten lassen:
Neben cloud-basiertem EDI sind auch API-Integrationen mehr und mehr gefragt und weiterhin auf Erfolgskurs. Durch ihre Flexibilität, Skalierbarkeit und unkomplizierte Handhabung machen sie das Umsetzen von EDI eben deutlich einfacher.
Eine äußerst spannende neue Entwicklung ist außerdem die Einbindung von Künstlicher Intelligenz und Machine-Learning. Die Kombination dieser neuen Technologien mit EDI wird maßgeblich dazu beitragen, Datenqualität und -integrität zu verbessern, Vorhersagen zu treffen und automatisierte Entscheidungsprozesse zu unterstützen.
Im Zuge dessen sei auch das Thema Big Data erwähnt: Wer seine Daten gut im Griff hat, kann diese hervorragend für die Analyse großer Datenmengen nutzen, um aus den darin enthaltenen Informationen wertvolle Einblicke zu gewinnen und fundierte Geschäfts-entscheidungen zu treffen.
Die Zukunft von EDI bedeutet ein neues Level an Effizienz, Integration und technologischer Innovation. Unternehmen, die dies im Blick behalten und diese Entwicklungen in ihre Geschäftsstrategien integrieren, werden auf lange Sicht wettbewerbsfähiger sein und von den Vorteilen der neuen Technologien und Möglichkeiten profitieren.
