E-Rechnung gemäß EU-Richtlinie richtig implementieren

Warum gibt es eine EU-Richtlinie für E-Rechnungen?

Am 16. April 2014 verabschiedete das europäische Parlament die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen. Sinn und Ziel der Richtlinie ist es, den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in der gesamten Europäischen Union zu fördern.

Möglich wird das durch einen internationalen Standard zur E-Rechnungsstellung. Darüber hinaus soll die elektronische Rechnung in Zukunft auch in der Wirtschaftswelt ihren festen Platz einnehmen, um einen modernen, automatisierten Rechnungsversand zu etablieren.

Die seit 2017 gültige europäischen Norm EN 16931 definiert ganz konkret, wie eine elektronische Rechnung grenzübergreifend gestaltet sein muss. Sie bildet das Grundgerüst für das Erstellen einer E-Rechnung, wobei jedoch zusätzlich noch länder- und branchenspezifische Erweiterungen hinzukommen.

So beinhaltet z.B. das deutsche E-Rechnungsgesetz die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO), welche die Abrechnung von Leistungen nach Erfüllung öffentlicher Aufträge festlegt.

Insgesamt bringen diese Regelungen folgende Benefits mit sich:

• Gesteigerte Effizienz: Durch automatisierte Prozesse für die Erstellung, Übermittlung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen. Reduzierung manueller Aufgaben, Fehlerminimierung.
• Kostenersparnis: Der Bedarf an Papier, Druckern, Porto und physischem Speicherplatz wird deutlich reduziert.
• Nachhaltigkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs und des Transportbedarfs für physische Rechnungen verringert Umweltauswirkungen.
• Förderung des Binnenmarkts: Die Standardisierung von E-Rechnungsformaten und -prozessen macht den grenzüberschreitenden Handel und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten sehr viel einfacher.
• Bekämpfung von Betrug und Steuerhinterziehung: Ein wichtiges Argument für E-Rechnungen, denn sie hinterlassen digitale Spuren und können leichter überwacht werden. Dies erschwert betrügerische Aktivitäten.
• Schlanke Verwaltung: Im öffentlichen Sektor reduzieren E-Rechnungen den Verwaltungsaufwand, da die Bearbeitung von Rechnungen automatisiert erfolgt und den bürokratischen Aufwand verringert.

Mehr zum Thema finden Sie auch in unserem Beitrag Die Zukunft im Auftragswesen

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU fordert grundsätzlich von ihren Mitgliedstaaten, dass öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können sollten. Viele Länder haben diese Richtlinie in nationale Gesetze umgesetzt und erlassen entsprechende Vorschriften für E-Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen.

Daher müssen Unternehmen, die Geschäfte mit dem öffentlichen Sektor (Behörden oder Einrichtungen wie z.B. Schulen, Kindergärten, Schwimmbäder, etc.) tätigen, in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß den Vorgaben auszustellen und zu versenden.

In Deutschland gelten beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD als akzeptierte Formate für E-Rechnungen in der öffentlichen Beschaffung.

In einigen Ländern kommt die Verpflichtung zur Verwendung von E-Rechnungen aber auch schon im Business-to-Business zum Tragen. Dazu gibt es in Deutschland erste Diskussionen und Pläne, ab 2025 auch Unternehmen im B2B-Sektor zur E-Rechnung zu verpflichten.

Was muss eine E-Rechnung enthalten?

E-Rechnung erstellen: Pflichtangaben

Was eine E-Rechnung nach europäischer Richtlinie beinhalten soll, ist in der EU-Norm EN 16931 genau definiert. Zusätzlich gibt es für jedes Land in der EU nationale Anpassungen – wie bereits erwähnt, gilt hier in Deutschland die E-Rechnungsverordnung.

Demnach müssen folgende Pflichtanagaben in einer E-Rechnung enthalten sein:

• Leitweg-ID
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• Eine E-Mail- oder ggf. De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer
• Bestellnummer

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-Identifikationsnummer dient zur eindeutigen Identifikation des Rechnungs-empfängers – sie ist unbedingt notwendig, damit eine elektronische Rechnung korrekt vom Rechnungsaussteller zum Empfänger zugestellt werden kann.

Darüber hinaus können eingegangene Rechnungen mithilfe der Leitweg-ID auch über den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) an die angeschlossenen Verwaltungs-einheiten weitergeleitet werden. Nach diesem Prinzip erfolgt auch die Zustellung auf Länderebene oder in den Kommunen.

Hinweis: Rechnungssteller benötigen keine Leitweg-ID, sondern nur Rechnungsempfänger. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungssteller vor Ausstellung der Rechnung mitgeteilt.

XRechnung und ZUGFeRD

Um eine E-Rechnung nach EU Richtlinie 2014/55/EU ausstellen zu können, müssen die Rechnungsdaten vor allem in einem strukturierten Format gehalten sein. Für die Anforderungen im deutschen Geschäftsumfeld wurde deshalb das Format XRechnung entwickelt.

Dabei werden sowohl die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 berücksichtigt wie auch die Gesetze in Deutschland.

Die XRechnung basiert auf XML, der Extensible Markup Language. Sie hat sich als Standard für den produktneutralen Austausch strukturierter Daten zwischen IT-Verfahren bewährt. Derzeit gibt die Europäische Kommission zwei Syntaxen für E-Rechnungen vor, welche von jedem öffentlichen Auftraggeber unterstützt werden müssen.

Da beide XML verwenden, müssen Dokumente als XML-Datei konvertiert sein, um als XRechnung-konform zu gelten.

Alternativ zum Format XRechnung darf außerdem ZUGFeRD zur Anwendung kommen: Abgekürzt für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland wird es auf internationaler Ebene auch als Factur X bezeichnet.

ZUGFeRD kann man sich als eine Art Hybrid vorstellen: Es kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten in XML. Das bedeutet, dass eine ZUGFeRD-Rechnung sowohl für Menschen lesbar ist, da sie wie eine herkömmliche PDF-Rechnung aussieht, als auch maschinenlesbare Daten enthält, die automatisch verarbeitet werden können.

Wir sind Teil der ZUGFeRD Community: Diese Plattform hält eine Fülle an aktuellen Informationen und Lösungen rund um das Format ZUGFeRD bereit. Eine (kostenlose) Registrierung lohnt sich auf jeden Fall.

Wie kann man eine XRechnung erstellen?

Da die XRechnung in Deutschland eine so relevante Position einnimmt, haben wir hier einmal die grundlegenden Schritte zur Implementierung für Sie zusammengefasst:

• Verstehen der Anforderungen: Es macht Sinn, sich als erstes mit den rechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen auseinanderzusetzen. Dies umfasst vor allem die Anforderungen der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) und die Spezifikationen der XRechnung, die von der Bundesregierung und relevanten Behörden veröffentlicht wurden.

• Auswahl der geeigneten Software: Es gibt inzwischen eine Vielzahl an hilfreichen Programmen, die einen bei der Erstellung von XRechnungen unterstützen, z.B.
  
  Rechnungsprogramme: Diese Option empfiehlt sich, wenn man regelmäßig eine große Anzahl an Rechnungen zu erstellen hat, sicher gehen möchte, dass die Rechnungen rechtskonform sind oder man vielleicht auch gleich ein Mahnwesen mithinzufügen möchte.
  
  Buchhaltungsprogramme: Jedes Unternehmen muss eine Buchhaltung machen, klar! Da dies oft eine ziemlich komplexe Angelegenheit ist, nutzen viele Firmen heutzutage ein Buchhaltungsprogramm – und die meisten unterstützen auch das Erstellen von XRechnungen (z.B. DATEV, Lexware, etc.).
  
  XRechnungsgeneratoren: Ganz schlicht und ergreifend – mit einem solchen Generator lassen sich schnell und einfach XRechnungen erstellen. Aber: Alle Rechnungsdaten müssen manuell eingegeben werden, die erstellte Rechnung ist für Menschen nicht lesbar (falls man z.B. dem Geschäftspartner vorab eine Kopie zur Freigabe senden möchte) und es gibt auch keine Speicher- und Archivierungsfunktionen (auch für XRechnungen gibt es Aufbewahrungsfristen).
  
  Es gibt also verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung einer XRechnung und mit den aufgeführten Software-Programmen können Sie sicher sein, dass die gesetzlichen Vorgaben erfüllt und alle wichtigen Daten in der Rechnung aufgeführt werden.

• Signieren der Rechnung (optional): Kein Muss, aber wir empfehlen, XRechnungen digital zu signieren, um die Authentizität und Integrität Ihrer Rechnungen zu gewährleisten. Dies kann durch die Verwendung von digitalen Zertifikaten oder elektronischen Signaturen erfolgen.

• Testen der Implementierung: Vor dem Go-Live sollten Sie einen Testlauf durchzuführen, um sicherzugehen, dass alle Anwendungen problemlos funktionieren, die XRechnungen den Anforderungen entsprechen und von den Empfängern akzeptiert werden.

• Kommunikation mit Geschäftspartnern: Öffentliche Auftraggeber sind auf jeden Fall verpflichtet, XRechnungen anzunehmen. Im B2B sollten Sie Ihre Geschäftspartner informieren, dass Sie XRechnungen senden können, und deren Bereitschaft zur Annahme dieses Formats erfragen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftspartner in der Lage sind, XRechnungen zu verarbeiten.

• Versenden von XRechnungen: Wurden alle Tests erfolgreich bestanden und sind Ihre Handelspartner bereit, XRechnungen anzunehmen, steht dem Versand Ihrer XRechnungen nichts mehr im Wege. Dies kann über verschiedene Übertragungswege erfolgen, z.B. klassisches EDI (Electronic Data Interchange) oder eDelivery-Netzwerke wie Peppol.

• Compliance überwachen: Verfolgen Sie weiterhin die Entwicklungen in Bezug auf XRechnung-Standards und -Anforderungen, um sicherzustellen, dass Ihre Implementierung stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht.

• Prozessoptimierung: Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung ist immer auch ein guter Anlass, um die Rechnungsprozesse im Betrieb zu optimieren und damit an Effizienz zu gewinnen.

E-Invoicing: Die wichtigsten Kommunikationsprotokolle

Damit eine XRechnung ordnungsgemäß beim Empfänger ankommt, braucht es eine geeignete Übertragungsmethode. Letztendlich hängt die Auswahl des Kommunikationswegs auch von den Anforderungen und Präferenzen Ihrer Organisation sowie den technischen Fähigkeiten Ihrer Geschäftspartner ab. Wir geben einen kurzen Überblick:

• E-Mail: Eine ziemlich weit verbreitete Methode zur Übertragung von XRechnungen. Die Rechnung wird als Anhang einer E-Mail im PDF- oder anderen unterstützten Format gesendet. Diese Methode ist einfach, aber sie erfordert zusätzliche Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.

• FTP (File Transfer Protocol): FTP ist ein älteres, aber immer noch häufig genutztes Protokoll zur Datenübertragung zwischen verschiedenen Computersystemen. Daraus entstanden ist außerdem die Variante SFTP (SSH File Transfer Protocol). Sie ermöglicht die Verschlüsselung von Daten und gilt daher als sicherer als das klassische FTP.

• AS2 (Applicabilty Statement 2): Für einen besonders sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten – einschließlich XRechnungen – empfiehlt sich die Nutzung des AS2 Protokolls. Es bietet Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung und digitale Signaturen.

• AS4 (Applicability Statement 4): Bei AS4 handelt es sich um die weiterentwickelte Version des AS2 Protokolls – es gilt als eines der sichersten Protokolle und erfüllt auch Anforderungen im High-Secure-Bereich.
  
  Daneben ermöglicht es eine zentralisierte Nachrichtenvermittlung über sogenannte Message Service Handler (MSH) und unterstützt damit eine größere Flexibilität bei der Verwaltung von Nachrichtenrouten.
  
  Im Gegensatz zu AS2 ist das AS4 Protokoll deutlich flexibler und lässt sich leichter ausbauen. Es unterstützt verschiedene Nachrichtenformate, darunter XML, und ermöglicht eine einfachere Integration neuer Nachrichtentypen und -standards.

• EDIFACT: EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport) ist ein weiterer Klassiker im elektronischen Datenaustausch und ebenfalls für XRechnungen geeignet.

• Peppol (Pan-European Public Procurement Online): Bei Peppol handelt es sich um ein ist ein europäisches eDelivery-Netzwerk, welches standardisierte Protokolle und Formate für den elektronischen Dokumentenaustausch, einschließlich XRechnungen, bereitstellt. Es wurde mit dem Ziel gegründet, den grenzüberschreitenden Datenaustausch in Europa zu vereinfachen und zu fördern.

Fazit

Auch in Zukunft wird die elektronische Rechnung eine wichtige Rolle einnehmen, um den internationalen Handel zu fördern und die grenzüberschreitende Rechnungsstellung zu vereinfachen. Die XRechnung wurde in Deutschland eingeführt, aber auch andere europäische Länder entwickeln und übernehmen ähnliche Standards, um den elektronischen Rechnungsaustausch zu harmonisieren.

Während die XRechnung derzeit hauptsächlich im öffentlichen Sektor verwendet wird, könnten auch private Unternehmen vermehrt auf dieses Format umsteigen. Eine mögliche Pflicht für elektronische Rechnungsstellung im B2B wurde hierzulande bereits diskutiert und könnte ab 2025 tatsächlich in Kraft treten.

Da die E-Rechnung außerdem effektiv dazu beiträgt, Betrug und Steuerkriminalität entgegenzuwirken, ist davon auszugehen, dass sich die regulatorischen Anforderungen noch verschärfen werden und neue Technologien im Hinblick auf Cybersecurity zum Einsatz kommen.

Um die Sicherheit und Authentizität von XRechnungen zu gewährleisten, könnten z.B. Blockchain-Technologien und Smart Contracts in die Rechnungsstellung integriert werden. Dies würde die Manipulation von Rechnungen erschweren und den Prozess noch transparenter machen.

Grund genug also, sich intensiver mit dem Thema E-Rechnung auseinanderzusetzen.

FAQ Was ist Sinn und Zweck der EU-Richtlinie für E-Rechnungen?

Ziel der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist es, den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in der EU zu fördern und zu vereinfachen. Über kurz oder lang wird die elektronische Rechnungsstellung auch im B2B verpflichtend werden.

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

Öffentliche Auftraggeber in den EU-Mitgliedsstaaten müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach EU-Richtlinie anzunehmen und zu verarbeiten.

Unternehmen, die für den öffentlichen Sektor als Lieferant tätig sind, müssen ihre Rechnungen gemäß EU-Norm EN 16931 und den spezifischen nationalen Vorgaben ausstellen.

In manchen Ländern ist die E-Rechnung bereits auch im B2B Pflicht.

Ist eine Rechnung als PDF gültig?

Ein klassisches PDF gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU! Danach muss eine valide E-Rechnung in einem strukturierten Datenformat erstellt sein.

Die genauen Anforderungen dazu sind in der EU-Norm EN 16931 beschrieben, so wie in den jeweiligen ergänzenden Gesetzesvorgaben der EU-Staaten.

Einen Sonderfall stellt das Format ZUGFeRD dar: Es sieht aus wie ein PDF, enthält aber alle relevanten Daten auch strukturiert in XML und lässt sich dadurch automatisiert verarbeiten.

Was muss eine E-Rechnung enthalten?

Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) des Bundes mindestens die folgenden Informationen enthalten:

• Leitweg-ID
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• Eine E-Mail- oder ggf. De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer
• Bestellnummer

Wer braucht eine Leitweg-ID?

Rechnungsempfänger benötigen eine Leitweg-ID, um sich eindeutig zu identifizieren und damit Rechnungen korrekt an sie adressiert werden können.

Rechnungssteller brauchen keine eigene Leitweg-ID.

Wo bekomme ich eine Leitweg-ID?

Rechnungssteller erhalten die Leitweg-ID von ihrem Auftraggeber.

Rechnungsempfänger einer öffentlichen Stelle beantragen die Leitweg-ID beim für sie zuständigen Bundesland bzw. beim Zentralen Finanzwesen des Bundes (ZFB) falls der Empfänger direkt dem Bund unterstellt ist.