ViDA (Vat in the Digital Age) – Die EU-Mehrwertsteuerreform
Frischer Wind für die Mehrwertsteuer in der EU: ViDA!
Nach der Veränderung ist vor der Veränderung: Während wir noch dabei sind, uns an die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich zu gewöhnen, steht bereits eine weitere Neuerung in den Startlöchern. Mit der ViDA Initiative – Vat in the Digital Age – soll in Zukunft die Mehrwertsteuer harmonisiert und digitalisiert werden, um den grenzüberschreitenden Handel zu fördern, Steuerbetrug zu bekämpfen und administrative Hürden abzubauen.
Bisher sehen sich Unternehmen in der EU mit einer Vielzahl unterschiedlicher Mehrwertsteuerregeln konfrontiert, die nicht nur ausufernd, sondern auch umständlich sind. Manuelle Prozesse, Mehrfachregistrierungen und nationale Meldepflichten machen dem digitalen EU-Binnenmarkt das Leben schwer.
Vor allem E-Commerce-Händler, Plattformbetreiber und international tätige Unternehmen kämpfen mit komplexen steuerlichen Anforderungen. Zudem gehen der EU jedes Jahr Milliarden an Steuereinnahmen verloren – unter anderem durch Mehrwertsteuerbetrug und fehlende Transparenz im digitalen Handel.
Unternehmen müssen sich daher in Zukunft auf weitreichende Änderungen einstellen – doch ViDA bringt auch überzeugende Vorteile mit: Mehr Transparenz, weniger Bürokratie und eine effizientere Steuerabwicklung.
In unserem aktuellen Blog-Beitrag erfahren Sie alle wichtigen Details zur ViDA-Reform, ihre Auswirkungen auf Unternehmen und bekommen praxisnahe Empfehlungen zur Vorbereitung.
Was ist ViDA? Kernaspekte der Mehrwertsteuerreform
VAT in the Digital Age (ViDA) ist eine Initiative der Europäischen Kommission, um das Mehrwertsteuersystems in der EU zu modernisieren. Ziel der Reform ist es, Steuerbetrug zu bekämpfen, Prozesse zu vereinfachen und die Steuererhebung an das digitale Zeitalter anzupassen.
Die ViDA-Essentials sind:
- Digitale Meldepflichten: Unternehmen sollen Transaktionen künftig unmittelbar und in Echtzeit an die Steuerbehörden melden.
- Erweiterung der Plattformbesteuerung: Anbieter digitaler Marktplätze werden verstärkt in die Steuerpflicht genommen.
- Einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung: Unternehmen sollen sich in Zukunft nur noch einmal für die Mehrwertsteuer in der gesamten EU registrieren müssen.
- Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing): Einheitliche Standards für E-Rechnungen, um Transaktionen besser nachverfolgen zu können.
Zusammengefasst, bedeutet ViDA nicht nur mehr Steuertransparenz, sondern ermöglicht Unternehmen auch eine effizientere und digitalisierte Mehrwertsteuerabwicklung.
Vat in the Digital Age – Das kommt auf Sie zu
Schauen wir uns die Einzelheiten der ViDA-Maßnahmen doch genauer an:
Digitale Meldesysteme für Mehrwertsteuer (Digital Reporting Requirements, DRR)
Zentral für ViDA ist die Einführung eines EU-weiten digitalen Meldesystems für Mehrwertsteuertransaktionen (Digital Reporting Requirements, DRR). Damit möchte man die bisherige Zusammenfassende Meldung (ZM) ersetzen, Transaktionsdaten sollen fortan in Echtzeit an die Steuerbehörden gesendet werden.
Die Maßnahme trägt dazu bei, Mehrwertsteuerbetrug Einhalt zu gebieten, indem Steuerbehörden länderübergreifend auf aktuelle Daten zugreifen können. Die Standardisierung elektronischer Meldungen von B2B-Transaktionen erleichtert die Steuerkontrolle.
Auf diese Weise lassen sich außerdem manuelle Prozesse und Bürokratie reduzieren, was vor allem international agierenden Unternehmen das Leben vereinfacht und ihnen viel Zeit erspart. Gleichzeitig müssen Betriebe ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme anpassen, um die neuen digitalen Meldepflichten zu erfüllen.
Plattformwirtschaft: Änderungen für Online-Marktplätze
Mit ViDA will man digitale Plattformen (z.B. Amazon, eBay, etc.) stärker in die Mehrwertsteuerpflicht nehmen. Das heißt, dass Plattformbetreiber in bestimmten Fällen als Steuerschuldner auftreten und die Mehrwertsteuer für Verkäufe oder Dienstleistungen, die über ihre Plattform abgewickelt werden, selbst abführen müssen.
Dies betrifft insbesondere Verkäufer aus Drittländern, die über EU-Plattformen Waren oder Dienstleistungen anbieten. Mehrwertsteuerpflichten sollen also in Zukunft auch für ausländische Anbieter gelten, um z.B. Steuerhinterziehung zu verhindern.
Auf der anderen Seite könnte sich ViDA für Händler als Vorteil erweisen, da eine unkomplizierte Steuerabwicklung über die Plattform erfolgen kann. Künftig müssen sich Händler nicht mehr in jedem EU-Land einzeln registrieren – dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung (Single VAT Registration in der EU)
Die Vat in the Digital Age vereinfacht die Mehrwertsteuerregistrierung für Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind. Bisher mussten Unternehmen sich in jedem Land, in dem sie Waren oder Dienstleistungen anbieten, separat für die Mehrwertsteuer registrieren – ein aufwändiger und kostenintensiver Prozess.
Mit der Single VAT Registration wird dieses System auf jeden Fall effizienter: Händler können sich fortan zentral über den erweiterten One-Stop-Shop (OSS) registrieren und ihre Mehrwertsteuer für alle EU-Länder über eine einzige Schnittstelle abführen.
Dieses neue Verfahren spart nicht nur Zeit und Verwaltungsaufwand, sondern verringert auch die Compliance-Kosten für international agierende Unternehmen. ViDA macht den grenzüberschreitenden Handel also auch entspannter und transparenter, während Steuerbehörden mehr Kontrolle über die Mehrwertsteuerströme erhalten.
Elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing)
In Deutschland ist sie seit Kurzem auch im B2B verpflichtend: Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing). Bisher haben viele EU-Mitgliedstaaten ganz unterschiedliche Anforderungen an elektronische Rechnungen, was den grenzüberschreitenden Handel manchmal ziemlich kompliziert macht.
Eine weitere Aufgabe von ViDA ist deshalb, die E-Rechnung nach Richtlinie 2014/55/EU in allen Ländern der EU schneller zu etablieren, sodass sie bis 2028 flächendeckend genutzt wird. Beschleunigt wird dieser Prozess über die verpflichtende Einführung von E-Invoicing-Regelungen durch die Regierungen der Mitgliedsstaaten.
Mit E-Invoicing können Transaktionen besser nachverfolgt, Mehrwertsteuerbetrug vermieden und Rechnungen automatisiert verarbeitet werden, was sowohl Unternehmen als auch Steuerbehörden entlastet.
Auswirkungen auf Unternehmen: Wer ist betroffen?
Die ViDA-Reform betrifft Unternehmen, die mit Kunden in der EU Geschäfte machen, auch digitale Geschäftsmodelle und Plattformökonomien sind mitgemeint.
Gerade E-Commerce-Unternehmen müssen sich, wie bereits erwähnt, aufgrund der erweiterten Plattformbesteuerung auf neue Meldepflichten einstellen. Plattformbetreiber übernehmen in bestimmten Fällen die Mehrwertsteuerpflicht für Händler auf ihren Marktplätzen.
Für Unternehmen im B2B gelten in Zukunft verpflichtendes E-Invoicing und Echtzeit-Meldesysteme (DRR).
Vat in the Digital Age führt auf den ersten Blick zwar zu strengeren Compliance-Anforderungen, vereinfacht aber im Gegenzug Geschäftsprozesse und digitalisiert die Steuerlandschaft, was sich auf lange Sicht für Unternehmen auszahlt.
Ausblick auf die ViDA-Reform: Zeitplan und Ziele bis 2035
Am 5. November 2024 konnten sich die EU-Finanzminister im Ecofin-Rat zur umfassenden Reform des Mehrwertsteuersystems im digitalen Zeitalter schließlich einigen. Die zentralen ViDA-Maßnahmen sollen nun schrittweise zwischen 2028 und 2035 in Kraft treten. Konkret sieht das Ganze so aus:
Digitale Berichterstattung und E-Rechnungspflicht ab 1. Juli 2030
Was seit dem 1. Januar 2025 für die meisten Unternehmen im B2B gilt, wird ab 1. Juli 2030 definitiv verpflichtend: Unternehmen müssen dann elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen, welches sich an der CEN-Norm EN 16931 orientiert. EU-Mitgliedstaaten, die bereits verpflichtende E-Rechnungen nutzen, erhalten noch eine Übergangsfrist bis 1. Juli 2035, um ihre Systeme an die neuen EU-Standards anzupassen.
Auch die Einführung eines EU-weiten elektronischen Meldesystems für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen soll bis dahin eingerichtet werden. Die bisherige Zusammenfassende Meldung (ZM) entfällt, wodurch die Steuerverwaltung weiter automatisiert wird.
Umsatzsteuerpflicht für digitale Plattformen ab 1. Juli 2028
Ab Juli 2028 werden digitale Marktplätze und Plattformen in bestimmten Fällen zur Mehrwertsteuerpflicht herangezogen. Dies betrifft insbesondere Buchungsplattformen für kurzfristige Unterkünfte sowie Anbieter von Personenbeförderungsdiensten. Weil es während der Verhandlungen seitens einiger Mitgliedstaaten Einwände gab, wurde eine Opt-out-Regelung für Kleinunternehmer eingeführt, die es den einzelnen EU-Ländern erlaubt, kleine Anbieter von dieser Verpflichtung auszunehmen.
Einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung ab 1. Juli 2028
Ab Juli 2028 wird das System zur zentralisierten Mehrwertsteuerregistrierung (OSS, One-Stop-Shop) erweitert. Unternehmen mit grenzüberschreitenden Transaktionen innerhalb der EU müssen sich dann nur noch einmalig für die Mehrwertsteuer registrieren, anstatt in jedem einzelnen Mitgliedstaat, in dem sie tätig sind.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Steuerpflicht wird künftig automatisch auf den Erwerber übertragen, wenn der Leistungserbringer weder in dem jeweiligen Mitgliedstaat ansässig noch dort mehrwertsteuerlich registriert ist. Diese Maßnahme soll helfen, Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren und Unternehmen die Steuerabwicklung zu erleichtern.
Handlungsempfehlungen für Unternehmen zur Vorbereitung auf ViDA
Damit die ViDA-Reform sie nicht kalt erwischt, sollten Unternehmen früh genug handeln. Was Sie jetzt schon tun können:
- Analysieren Sie die aktuellen Steuerprozesse: Prüfen Sie, welche Änderungen erforderlich und welche Geschäftsbereiche betroffen sind.
- Passen Sie ERP- und Buchhaltungssysteme an: Kümmern Sie sich darum, dass Ihre Software die neuen digitalen Meldepflichten (DRR) und E-Invoicing-Anforderungen erfüllt.
- Prüfen Sie Compliance-Anforderungen: Informieren Sie sich über die neuen Steuerregelungen und optimieren Sie interne Prozesse entsprechend.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden: Steuer- und Finanzteams sollten frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut gemacht werden.
- Arbeiten Sie mit Steuerberatern und Technologieanbietern zusammen: Experten können helfen, die richtigen Lösungen für eine komplikationsfreie Umstellung zu implementieren.
Wer sich schon im Vorfeld mit ViDA auseinandersetzt, kann nicht nur Strafen und Verzögerungen vermeiden, sondern auch schnell von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und die Steuerprozesse effizienter gestalten.
ViDA kommt – haben Sie schon auf E-Rechnung umgestellt?
Die E-Rechnungspflicht, die nun seit 1. Januar 2025 in Deutschland auch für den B2B-Bereich gilt (nur wenige Ausnahmen sind erlaubt), stellt viele Unternehmen vor technologische Herausforderungen. ViDA bedeutet unter anderem, dass Rechnungen in EU-konformen Formaten empfangen, sowie ausgestellt und an Steuerbehörden und Geschäftspartner übermittelt werden – ein oft nicht ganz einfacher Prozess, der ohne die richtige Lösung schnell zur Hürde werden kann.
Wir machen es einfach! Als Lösungsanbieter für elektronischen Datenaustausch helfen wir Ihnen mit praktischen Lösungen, Ihre E-Rechnungen automatisch in EU-konforme Formate zu transformieren und sicher an Empfänger, Behörden, Plattformen oder eDelivery-Netzwerke (z.B. Peppol) zu übermitteln.
Auch Direkt-Anbindungen an Steuerbehörden, Lieferanten-Plattformen und Geschäftspartner oder eine Integration in Ihr bestehendes ERP- oder Buchhaltungssystem sind für uns kein Problem.
Kontaktieren Sie uns gerne und erfahren Sie, wie Sie mit unseren E-Invoicing-Lösungen Ihre Rechnungsprozesse effizient digitalisieren!
Fazit: ViDA als Gamechanger für die EU-Mehrwertsteuer
Mit VAT in the Digital Age (ViDA) läutet die EU eine neue Ära der Mehrwertsteuerverwaltung ein. Die Reform setzt auf Digitalisierung, Automatisierung und Transparenz, um Steuerbetrug entgegenzuwirken und die Steuererhebung zeitgemäß zu gestalten.
E-Rechnungspflicht, digitale Meldesysteme und eine vereinheitlichte Mehrwertsteuerregistrierung befreien Unternehmen von unnötiger Bürokratie. Daneben profitieren internationale Händler und Plattformbetreiber von einer unkomplizierten, schnelleren und einheitlichen Steuerabwicklung in der gesamten EU.
ViDA ist damit ein echter Gamechanger für optimierte Prozesse und erleichtert Handel über die Landesgrenzen – ein bedeutsamer Schritt in Richtung eines digitalisierten, einheitlichen Steuerraums in Europa.
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