Digitale Rechnungszustellung für internationalen Gesundheitsauftrag

Branche:
Digitale Gesundheitsberatung mit Fokus auf Infrastruktur-, Pflege- und Entwicklungsprojekte im In- und Ausland. Der Kunde unterstützt internationale Auftraggeber bei der Steuerung und Abrechnung komplexer Gesundheitsprojekte – von der Planung bis zur Nachverfolgung.

Kundenanforderung:
Der Kunde musste elektronische Rechnungen an einen Projektpartner in Südosteuropa senden. Die Besonderheit: Die Rechnungen lagen im ZUGFeRD-Format vor, mussten aber in einem international akzeptierten strukturierten Format übertragen werden. Zusätzlich verlangte der Empfänger, dass begleitende Dokumente (z. B. Leistungsnachweise oder PDF-Anlagen) mit übermittelt und korrekt eingebettet werden – auf einem festgelegten Übertragungsweg über das europäische Peppol-Netzwerk.

Ziele:
Ziel war es, den gesamten Rechnungsprozess zu automatisieren, die Übertragung aller Inhalte rechtssicher und revisionsfähig zu gestalten und gleichzeitig sämtliche formalen Anforderungen des Empfängers zu erfüllen. Dabei sollte insbesondere vermieden werden, dass die Fachabteilungen oder das interne IT-Team durch manuelle Schritte oder Formatkonflikte belastet werden. Auch die Einhaltung internationaler E-Invoicing-Vorgaben, insbesondere im EU-Ausland, spielte eine zentrale Rolle.

Lösung:
inSyca übernahm die Umsetzung als vollständig betreuter Integrationsservice. Zunächst erfolgte die Abstimmung mit dem Empfänger zu allen relevanten Format- und Transportanforderungen, einschließlich der korrekten Einbindung zusätzlicher PDF-Dokumente. Die vorhandenen ZUGFeRD-Rechnungen wurden durch unsere Lösung automatisch aufbereitet und samt Anhängen über das europäische Peppol-Netzwerk übertragen. Unser Team übernahm den Aufbau, den Betrieb und die laufende Betreuung der Schnittstelle – inklusive Überwachung, Fehlerbehandlung, Formatpflege und SLA-Reporting. Der Kunde erhält heute eine vollautomatisierte, EU-konforme und zuverlässige Lösung – ganz ohne eigenen Betriebsaufwand.

Kunde:
> 10 Mitarbeitende
> 1 Mio. € Umsatz